Workflow: ¿qué es y cómo implementarlo?

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Workflow: ¿qué es y cómo implementarlo?

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La productividad de tu empresa estará acompañada, sin dudas, de la implementación de tecnología para optimizar los procesos. Por eso te contamos sobre el workflow, o flujo de trabajo, como una herramienta para gestionar las tareas de la compañía.  

Si bien un workflow se puede implementar a distintas gestiones que se realizan en una empresa, en este artículo te contaremos cómo realizarlo para la comunicación de tu empresa con los usuarios. 

¿Qué es un workflow? 🤨

Comencemos entonces a definir esta palabra. Un workflow es una manera de automatizar las tareas que tiene una empresa como parte de su rutina diaria. Un ejemplo de esto son las respuestas en sus canales de comunicación como Whatsapp, mails, mensajes privados o  comentarios de las redes sociales. 

Como te hemos contado en artículos anteriores, la respuesta inmediata y de calidad es uno de los factores que potenciará el Customer Experience en tu empresa. Con la implementación de un workflow aumentarás la productividad de tus procesos de comunicación, lo cual se traduce en una simplificación de los intercambios que establezcas con los usuarios. 

Los flujos de trabajo permitirán que la información de esa comunicación establecida sea gestionada por un único agente, con atención personalizada y de calidad. Cada miembro de la empresa se abocará a tareas y canales específicos de la comunicación. 

Pasos para realizar un workflow

Ahora bien, al momento de realizar un workflow deberás tener en cuenta algunos factores. Es clave que conozcas en profundidad cada gestión que realizan los agentes de tu empresa, así determinarás qué tareas asignar a cada uno de ellos y quién puede desempeñarse mejor en cada una. 

Establece tus canales de comunicación 

Con una estrategia previamente diseñada para cumplir tus objetivos, deberás tener establecido cuáles son los canales de comunicación que eligen tus usuarios. 

Crea grupos de trabajo 

Una vez seleccionados e integrados los canales de comunicación en la plataforma que utilizarán tus agentes, deberás crear los grupos con los miembros de los equipos que atenderán cada canal. Así cada uno atenderá en su bandeja de entrada sólo los mensajes del medio de comunicación asignado. 

Implementa categorías 

Dentro de cada grupo asignado para los canales podrás realizar filtros del tipo y subtipo de consulta que llega. ¿Qué significa esto? Si tu empresa brinda servicios de salud por ejemplo, algunas consultas serán sobre turnos, otras sobre estudios, otras sobre horarios de atención o reclamos. Así, cada agente podrá filtrar el tipo de consulta que debe atender para brindar una atención eficiente, rápida y personalizada.  

Beneficios de realizar un workflow 

Realizar un workflow es parte de la estrategia para alcanzar un alto nivel de satisfacción al cliente con tu empresa. Es una herramienta que te aportará grandes beneficios: 

  • Mejora la productividad: con la organización del trabajo, ahorrarás tiempo que se verá reflejado en la productividad del equipo. 
  • Gana transparencia: con los flujos de trabajo las tareas asignadas a cada agente estarán delimitadas y esto aportará transparencia a la forma de trabajar. 
  • Equipo eficiente: cada agente se abocará a tareas específicas, lo cual le permitirá trabajar en condiciones óptimas y brindar calidad de atención. 
  • Mejora en la comunicación interna: con las tareas delimitadas la comunicación del equipo es más simple. 
  • Mejora la satisfacción al cliente: cuando los clientes reciben atención de calidad y eficiente tienen una buena visión de tu empresa. 

Crea tu workflow con Wise CX

Una manera de crear estos workflow que te comentamos hasta aquí es utilizar plataformas tecnológicas que te permitirán automatizar los procesos. Con Wise CX, puedes crear los flujos de trabajo en base a tus estrategias y definir distintos tipos y subtipos para cada uno. 

Además, para medir los resultados y evaluar cómo está funcionando tu estrategia, podrás desde la misma plataforma generar reportes con información valiosa: cantidad de consultas recibidas, desempeño de los agentes en función de los casos trabajados, filtrar por tipos de consultas, entre otras. 

¿Te gustaría saber más sobre cómo aplicar un workflow a tu empresa? Contacta con uno de nuestros agentes 😉

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